Ideal paperintuhoojat

 

Kun tietosuojasta käydään keskustelua, ihmiset usein liittävät sen ensisijaisesti elektronisesti prosessoituun dataan. Usein unohdetaan, että EU:n GDPR-asetuksen säännökset koskevat myös paperisessa muodossa olevaa henkilökohtaista dataa.

 

Tarkka henkilötietojen säilytysaika on harvoin määriteltävissä. Yrityksen on kuitenkin huomioitava mahdolliset lakisääteiset velvollisuudet tietojen hävittämisestä. Tietojenkäsittelyn turvallisuudessa on varmistettava tietojen suojaaminen keräämisestä tuhoamiseen. Paperintuhooja on oiva ratkaisu varmistamaan paperisessa muodossa olevan tiedon hävittäminen oikeaoppisesti.

 

 

70 % kaikesta tärkeästä tiedosta kirjoitetaan tai tulostetaan yhtä paperille. Ja nämä paperit heitetään yleensä suoraan roskakoriin. Tietosuoja? Olematon. 

Seuraavat asiakirjat täytyy silputa paperintuhoojalla, kun niille ei ole enää tarvetta:

Ratkaisu: Yhdistä paperin tuhoaminen tietosuojatoimenpiteisiisi. GDPR-tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinun täytyy osoittaa, että noudatat työssäsi tietosuojan vaatimuksia. Vaaditun turvatason ylläpitäminen paperintuhoojien käytöllä suojaa sinua sakoilta, suojaa mainettasi ja varmistaa asiakkaittesi luottamuksen.

 

 

Käsitteletkö tavallisesti suuria määriä paperisia asiakirjoja? Voi kuulostaa houkuttelevalta, että joku muu hoitaisi sen puolestasi. Tämä ei kuitenkaan ole 100 % turvallista. 

 

Ratkaisu: On parempi tuhota paperit henkilökohtaisesti paperintuhoojalla. Ei isoja keräyspisteitä, ei pitkiä kuljetusmatkoja, ei hankalasti seurattavia välipysähdyksiä: silppuamalla luottamukselliset asiakirjat itse, nämä riskit poistuvat.

 

 

Olivatpa ne sitten kopiokoneeseen tai kokoustilaan jääneet paperit, jos henkilökohtaista dataa päätyy vääriin käsiin, voi pieni virhe aiheuttaa isot vahingot. Jos arkaluonteinen data on helposti kolmannen osapuolen saatavilla, rikot silloin tietosuojaa. Muutama yksinkertainen kopio voi osoittautua yllättävän kalliiksi. Entä kun tulostat tietosuojan alaisia papereita ja dokumentteja? Tulosteet eivät saa jäädä tulostimelle, kopiokoneelle, skannerille tai pöydille kaikkien nähtäväksi ja väärinkäytettäviksi.

 

Ratkaisu: Vältä tekemästä tarpeettomia tulosteita ja kopioita. Tulosta asiakirjat vain, jos se on välttämätöntä ja kiinnitä huomioita siihen kenelle ne menevät eteenpäin.

 

 

Säilytämme työpöydällä päivittäin paljon asiakirjoja – jopa dokumentteja joissa on arkaluontoista ja luottamuksellista tietoa. Mitä tiedolle tapahtuu päivän päätteeksi? Jokainen työntekijä, joka ei siivoa työpöytäänsä päivän päätteeksi, antaa todennäköisesti ulkopuolisille mahdollisuuden päästä käsiksi luottamukselliseen tietoon.

 

Ratkaisu: Ota käyttöön ”puhtaan pöydän” -periaate. Puhtaan pöydän -periaate on vakiintunut systeemi kaikille paperisille asiakirjoille. Sitouta työntekijäsi tallentamaan järkevästi kaikki dokumentaatio, laittamaan arkaluonteisen materiaalin lukkojen taakse ja tuhomaan kaikki asiakirjat paperintuhoojalla, joita ei enää tarvita. Käyttämällä työpöydän viereistä paperisilppuria, sinun on helppo tehdä tästä rutiini.

 

 

Tuhoa vanhat lisämuistit, älä omaa mainettasi. Poisheitetyt kovalevyt ovat kuin avoin kirja teknisesti näppärille ihmisille – vaikka ne olisi tyhjennetty. Kun heität pois vanhat kovalevysi, et voi varmistaa mihin kovalevyt päätyvät. Ja mitä niille tapahtuu. Muista: kovalevyjä ei ole vain tietokoneissa ja läppäreissä – niitä on myös tulostimissa, kopiokoneissa ja servereissä.

 

Ratkaisu: Riippumatta siitä pitääkö sinun korvata vanha tai vioittunut kovalevy, tai palauttaa vuokrattu laite: kovalevyn lävistimellä tuhoat vanhat tiedot levyltä pysyvästi, helposti ja luotettavasti.