Arkistointi

Yritysten kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on säädetty kirjanpitolaissa ja palkka-aineistojen säilyttäminen määritellään ennakkoperintälaissa. Yritys on aina vastuussa oman kirjanpitoaineistonsa säilyttämisestä. Kirjanpitolain mukaan yritykset ovat velvollisia arkistoimaan ja säilyttämään seuraavat materiaalit: tasekirja, tase-erittelyt, pääkirja, päiväkirja ja mahdolliset muut kirjanpitokirjat, tositteet, kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto sekä käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo.

Tositteita ovat perinteisten kirjanpitoon toimitettavien tiliotteiden, laskujen ja kuittien lisäksi myös esimerkiksi vuokrasopimukset sekä osto- ja myyntilaskujen lähetteet (tämä silloin, kun laskusta itsestään ei selviä, mitä on ostettu/myyty). Tai jos osto-/myyntilaskussa on viittaus vaan sopimukseen, on tuo sopimuskin silloin tosite. Jos kirjanpidossa kirjataan liiketapahtumia sairaslomatodistuksen perusteella, katsotaan tuo sairaslomatodistuskin tositteeksi. Jos taas vaikka hallituksen kokouspöytäkirjan mukaan kirjataan jokin tapahtuma kirjanpitoon, tulee pöytäkirjastakin tosite, muussa tapauksessa se on kirjeenvaihtoa. Kirjanpitoon kuuluvaan kirjeenvaihtoon lasketaan mukaan myös esim. verottajalle tai vakuutusyhtiöille annetut ilmoitukset.

Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla joko kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys on mahdollista todeta vaikeuksitta.